Sistem Informasi Manajemen

Artikel Sistem Informasi Manajemen

1.       Pengantar Sistem Informasi

            Menurut beberapa ahli seperti Turban , Mc lean , dan Waterbe dalam bukunya information technology for managemen making connection for strategies advantages mendefinisikan bahwasanya sistem informasi sebagai sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, serta menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Pengertian Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan.

1.1         Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer

            Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran

1.2         Kontribusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

            Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

•  Penghematan waktu
•  Penghematan biaya
• Peningkatan efektivitas
• Pengembangan teknologi
• Pengembangan personel akuntansi

2.       Teknologi Informasi sebagai Keunggulan Kompetitif

2.1         Keunggulan Kompetitif

Banyak cara untuk mencapai keunggulan kompetitif diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah; menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.

Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan sistem pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.

Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan kompetitif di atas :

a)  Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang tangguh.

b)    Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.

c)  Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya informasi mereka pada para pelanggannya.

3.       Manfaat & Etika dari Sistem Informasi

            Dalam dunia Sistem Informasi disuatu perusahaan berfungsi untuk mengumpulkan informasi, dimana informasi ini dapat berupa informasi keuangan yang merupakan sistem pelaporan dan pengendalian keuangan menyeluruh yang tidak hanya sebatas fungsi-fungsi rutin yang mencakup pemeliharaan general ledger sebuah lembaga maupun informasi nasabah (customer information system). Banyak sekali manfaat dari sistem informasi, berikut adalah beberapa manfaat dari sistem informasi :

•  Memberikan informasi yang sudah terjamin kebenarannya
•  Lebih Efisien
•  Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan
•  Meningkatkan kualitas informasi
•  Lebih terjamin keamanannya

 Selain itu Sistem informasi yang dapat dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah), meningkatkan layanan dan kepuasan nasabah, mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Sedangkan secara umum manfaat-manfaat SI tersebut dapat dikategorikan sebagai manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit).

1.        Manfaat Berwujud (tangible benefit)

Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya penjualan dalam pasar yang sudah ada serta perluasan ke pasar yang baru. Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen.Sehingga dengan dukungan sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan perusahaan.

Dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pasar yang ada.Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

2.         Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)

Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan. Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak resistensinya, yaitu:

a)         Peningkatan kepuasan karyawan

b)        Peningkatan mutu dan jumlah informasi

c)         Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen

d)        Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional

e)         Peningkatan mutu komunikasi internal dan eksternal

f)         Peningkatan mutu perencanaan

g)        Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan

Program etika adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan pernyataan komitmen. Suatu aktivitas yang umum adalah pertemuan orientasi yang dilaksanakan bagi pegawai baru. Selama pertemuan ini, subyek etika mendapat cukup perhatian. Contoh lain dari program etika adalah audit etika. Dalam audit etika, seseorang auditor internal mengadakan pertemuan dengan seorang manajer selama beberapa jam untuk mempelajari bagaimana unit manajer tersebut melaksanakan pernyataan komitmen. Kode etik khusus instansi, Banyak instansi telah merancang kode etika mereka sendiri. Kadang-kadang kode ini diadaptasi dari kode etik dari organisasi sejenis.

Masalah etika juga mendapat perhatian dalam pengembangan dan pemakaian sistem informasi. Masalah ini diidentifikasi oleh Richard Mason pada tahun 1986 (Zwass, 1998) yang mencakup privasi, akurasi, property, dan akses.

1)        Privasi
Privasi menyangkut hak individu untuk mempertahankan informasi pribadi dari pengaksesan oleh orang lain yang memang tidak diberi ijin untuk melakukannya.

2)        Akurasi
Akurasi terhadap informasi merupakan factor yang harus dipenuhi oleh sebuah sistem informasi. Ketidakakurasian informasi dapat menimbulkan hal yang mengganggu, merugikan, dan bahkan membahayakan.

3)        Properti
Perlindungan terhadap hak property yang sedang digalakkan saat ini yaitu dikenal dengan sebutan HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual). Kekayaan Intelektual diatur melalui 3 mekanisme yaitu hak cipta (copyright), paten, dan rahasia perdagangan (trade secret).

4)        Akses
Fokus dari masalah akses adalah pada penyediaan akses untuk semua kalangan. Teknologi informasi malah tidak menjadi halangan dalam melakukan pengaksesan terhadap informasi bagi kelompok orang tertentu, tetapi justru untuk mendukung pengaksesan untuk semua pihak.

4.       Model Sistem Umum Perusahaan dan Pendekatan Sistem

            Pengertian model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra komputer), atau rumusan matematis.

Jenis-jenis model :

1)        Model Fisik ; penggambaran/ bentuk-bentuk entitas dalam bentuk 3 dimensi.

2)        Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.

3)        Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.

4)        Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek

Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem ada 3 usaha yaitu meliputi :

1)        Usaha Persiapan meliputi :

• Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
• Mengenal sistem lingkungan.
• Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2)        Usaha Definisi :

-         Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

-         Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

-         Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu, yaitu :

• Mengevaluasi standar.
• Membandingkan output dengan standar.
• Mengevaluasi manajemen.
• Mengevaluasi pemroses informasi.
• Mengevaluasi input dan sumber daya input.
• Mengevaluasi proses.
• Mengevaluasi sumber daya output.

3)        Usaha Persiapan meliputi :

• Pertimbangan alternatif yang layak.
• Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
• Memilih solusi terbaik.
• Menerapkan solusi.
• Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

5.      Model Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan

Komponen-komponen yang terdapat di dalam Sistem Informasi Keuangan meliputi:

1.Komponen Input
Komponen Input Sistem Informasi Keuangan (finansial) diantaranya adalah:

a. Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntansi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam Sistem Informasi Manajemen. Data akuntansi berperan penting dalam Sistem Informasi Keuangan, hal ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu:

- Catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
- Catatan dibuat untuk setiap transaksi (menjelaskan apa, kapan, siapa, berapa)
- Sistem Informasi Akuntansi merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat
pada seluruh sistem informasi fungsional.

b. Komponen Audit Internal, merupakan badan yang melaksanakan aktivitas internal auditing, berusaha untuk menyempurnakan dan melengkapi setiap kegiatan dengan penilaian langsung atas setiap bentuk pengawasan untuk dapat mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin kompleks. Subsistem Audit Internal dirancang secara khusus untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.
Terdapat dua jenis auditor yaitu auditor eksternal yang biasa terdapat pada perusahaan kecil, dan auditor internal yang biasanya dimiliki oleh perusahaan besar. Terdapat 4 kegiatan dasar di dalam komponen Audit Internal, yaitu:

- Keuangan, yaitu kegiatan menguji keakuratan dari catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal.

- Operasional, yaitu kegiatan memeriksa efektivitas prosedur. Kegiatan ini dilakukan oleh analis sistem selama tahap analisis siklus hidup sistem.

- Kesesuaian, yaitu kegiatan yang merupakan lanjutan dari kegiatan operasional. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berjalan dengan baik.

- Rancangan Sistem Pengendalian Internal, yaitu kegiatan yang merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar dapat berjalan lebih baik.
c.Komponen Intelijen Keuangan, komponen ini mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Komponen ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi perusahaan. Berperan untuk digunakan mengidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari beberapa pihak antara lain:

1)Informasi pemegang saham, contoh: Laporan tahunan atau triwulan.

2)Informasi Masyarakat Keuangan.

3)Pengaruh lingkungan pada arus uang (Pemerintah Pusat dan Daerah)

2.Komponen Output

Komponen Output Sistem Informasi Keuangan (finansial) diantaranya adalah:

a. Sistem Peramalan, yaitu kegiatan matematis tertua dalam bisnis, dimana pada komponen Peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sepuluh tahun atau lebih. Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal seperti kapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Bila jangka waktu peramalan tersebut panjang, maka pengaruh lingkungan meningkat.

Ada tiga fakta dasar dalam pemikiran peramalan:
(1) Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu
(2) Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur
(3) Tidak ada teknik peramalan yang sempurna.

Sedangkan menurut jenisnya, peramalan dibagi menjadi dua, yaitu:
(1) Peramalan Jangka Pendek, adalah peramalah yang dilakukan oleh area fungsional (2) Peramalan Jangka Panjang, adalah peramalan yang dilakukan ol.eh suatu area selain pemasaran (suatu kelompok khusu yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan)

Terdapat dua metode peramalan, yaitu:
(1) Metode peramalan nonkuantitatif, yaitu metode peramalan yang tidak melibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subyektif (contoh: Teknik consensus panel dan Metode Delphi)
(2) Metode Kuantitatif, yaitu metode peramalan yang melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal (variable terikat) dengan kegiatan lain (variable bebas) (contoh: regresi sederhana atau regresi bivariate dan Multivariate regression – paket statistik (IDA, SAS, SPSS))

b.Komponen Manajemen Dana, bertugas untuk mengelola arus keuangan, dan menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem Manajemen Dana menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan arus uang keluar masuk perusahaan. Manajer dapat mensimulasi beberapa strategi yang dirancang untuk mencapai keseimbangan yang terbaik mengenai arus masuk dan keluar selama jangka waktu yang akan datang, misalnya waktu yang akan datang. Arus yang seimbang mengurangi kebutuhan yang tidak penting mengenai modal operasi pinjaman yang tidak diperlukan dan meningkatkan pendapatan dari dana yang telah diinvestasikan.

c.Komponen Pengendalian, yaitu kegiatan yang memudahkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua sumber daya yang tersedia. Komponen ini terdiri atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh komponen pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Komponen pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran.

Proses penganggaran:
- Pendekatan dari atas ke bawah
- Pendekatan dari bawah ke atas
- Pendekatan partisipasi

Penyusunan anggaran secara partisipasi: manajer pada berbagai tingkatan berunding mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak.
Pendekatan menerima dan member.

Laporan Penganggaran:
Laporan anggaran yang akan dibuat di dalam komponen pengendalian terdiri atas anggaran operasi suatu unit seperti department atau divisi terdiri dari jumlah untuk setiap post pengeluaran dasar (gaji, telepon, sewa, perlengkapan, dst)

Laporan bulanan yang menunjukkan pengeluaran aktual dibandingkan dengan anggaran:
1.Anggaran bulan berjalan
2.Anggaran year-to-date

Secara keseluruhan, Sistem Informasi Keuangan menyediakan informasi yang menyangkut kedalam dua kegiatan, yaitu akuisisi uang/dana untuk berbagai operasi keuangan bisnis dan alokasi dan pengawasan sumber keuangan organisasi.

Sifat dari informasi yang terkandung di dalam Sistem Informasi Keuangan haruslah mengandung komponen di bawah ini:
- Relevan dan Materialitas
- Formal dan Substansi
- Tingkat Kepercayaan
- Bebas dari Bias
- Dapat Diperbandingkan
- Konsistensi
- Dapat Dipahami

Dalam Prakteknya, Sistem Informasi Keuangan itu terbagi atas 5 komponen/subsistem, yaitu:
- Requirement analysis
- Planning
- Cash Management
- Credit Management
- Capital expenditure system (sistem anggaran belanja Rumah Tangga (RT))

6.       Tujuan Sistem Informasi Keuangan

       Pada dasarnya penyusunan Sistem Informasi Keuangan suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik, yaitu :

a)        Sistem Informasi Keuangan yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa Standar Akuntansi Keuangan harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.

b)        Sistem Informasi keuangan yang disusun itu harus mempunyai prinsip aman yang berarti bahwa Sistem Inforamasi keuangan harus membantu menjaga harta milik perusahaan, untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka Sistem Informasi Akuntansi keuangan harus disusun dengn pertimbangan pengawasan – pengawasan intern.

c)        Sistem Informasi keuangan yang disusun harus mempunyai prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan Sistem Informasi keuangan ini harus dapat ditekankan sehingga relatif tidak mahal.

sumber tertera : http://ekochayoo84.blogspot.com/2013/10/sistem-informasi-manajemen.html