KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Teori Organisasi Umum 2

Dosen,

Lista Kuspriatni

Disusun Oleh:

Bagas Priambodo

Gilang Ilsan Tama Lubis

Jossy Ade Candra

Julius Agung

Mohammad Candra

Roby Yuliardi

SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

A. Pendahuluan

Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan. Alasan-alasannya yaitu sebagai berikut :

1.    Komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai.

2.    Komunikasi adalah kegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus di komunikasikan kepara para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Pengaraha mengharuskan untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan. Jadi, manjaer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

B. Pembahasan

1. Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Komunikasi bukan merupakan bagian penting dari pebendaharaan kata manajemen sampai akhir tahun 1940an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi semakin “sadar manusia’ dalam pendekatan hubungan para ahli perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian mereka pada organisasi, komunikasi bagaimanapun juga tetap merupakan peralatan ( tool) manajemen yang dirancang untuk tujuan dan tidak dinilai dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang di gunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intotani, titik putus vocal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan-keterampilan tertentu ( membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :

·         suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti

·         suatu sarana pengaliran informasi

·         suatu system bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu

Pandangan tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup juga komunikasi antara orang orange dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin dengan mesin lainnya.

2 . Jenis dan Proses Komunikasi

Sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan bahkan kebutuhan yang berbeda beda. Tetapi bila individu individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yang di perbuat? Dan berikut inilah akan dibahas model komunikasi agar dapat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan kegiatan yang perlu diambil manajer untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.

·         Model Komunikasi Antar Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut

Pengirim---à Berita---à Penerima

Model ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh nya , seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi apabila tidak ada yang menerima atau mendengarkannnya , maka komunikasi tidak akan terjadi.

Sumber (source). Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering saluran melalui mana berita dikirimkan.

Pengubahan berita ke dalam kode/sandi (encoding). Langkah kedua ini – encoding the message – mengubah berita ke dalam bentuk symbol symbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata kata pencakapan atau tulisan, angka,gerakan, ataupun kegiatan.

Dari beberapa symbol yang tersedia, pengirim berita menyeleksi salah satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pengirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan dikatakan aka tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang di inginkan dari penerima terpenuhi.

Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran, seperti telephone, mesin pendikte, orang atau videotape.

Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain lain), di sampaikannya berita secara cepat, dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui saluran saluran seperti memo,surat,laporan,catatan,bulletin dewan direktur, manual perusahaan, dan surat kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan adatu dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.

Penerimaan Berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak pertama. Pada dasarnya, orang orang menerima berita melalui ke lima panca indera mereka- penglihatan,pendengaran,pengecap,perabaan dan penciuman.

Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pengartian symbol symbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya.

Umpan balik(feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah proses berkesinambungan dan tak pernah berakhir.

3 . Komunikasi Efektif

Saluran komunikasi formal biasanya mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Sebagai contoh, komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai dalam organisasi yang besar dengan cabang cabang yang menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi tingkat tingkat organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini akan selalu mengkomunikasikan masalah masalah pada mandor mereka dan bukan pada manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (seperti menghindarkan manajer atas dari kebanjiran informasi), tetapi juga mempunyai kelemahan (seperti menghindarkan manajer atas dari informasi yang seharusnya mereka peroleh).

Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. Sebagai contoh, percakapan anatara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

Komunikasi juga seringkali tidak efektif dengan adanya kekuatan kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini adalah hambatan hambatan terhadap komunikasi yang efektif tersebut.

1.    Hambatan organisasional

Hambatan organisasional terbagi menjadi 3 yaitu: tingkatan hirarki, wewenang manajerial, dan spesialisasi.

Tingkatan hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.

Wewenang Manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi di lain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan hambatan terhadap komunikasi.

Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang orang bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.

2.    Hambatan hambatan antar pribadi

Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita berita yanf mereka kirim akan berubah atau menyimpang, bahkan bila hambatan hambatan komunikasi organisasional tidak ada. Manajer perlu memperhatikan hambatan hambatan antar pribadi seperti:

Persepsi selektif. Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti.

Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik karakteristik pengirim (sumber),

Terutama kredibilitas-nya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.

Keadaan membela diri. Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan hambatan komunikasi.Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah,gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi akan timbul rantai reaksi defensif.

Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.

Ketidaktepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalah terbesar yang di buat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam kata kata yang digunakan.

Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan begitu saja. Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

Berikut cara cara mengatasi hambatan tersebut

1.    Penggunaan umpan balik

Peralata penting pengembangan komunikasi lainya adalah penggunaan umpan balik berita berita yang di kirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif.

2.    Menjadi komunikator yang lebih efektif

Teknik teknik komunikasi yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka dengan para  bawahannya di luar pekerjaan. Oleh karena itu latihan latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisa perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan symbol symbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

3.    Pedoman komunikasi yang baik

American Management Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication” sepuluh pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.

      isinya adalah:

i)     Cari gagasan gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

ii)    Teliti tujuan sebenarnya terjadi komunikasi

iii)   Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan

iv)   Konsultasikan dengan pihak pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.

v)    Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

vi)   Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesatu yang membantu atau umpan bali.

vii) Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilanjutkan

viii)        Perhatikan konsistensi komunikasi.

ix)   Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi

x)    Jadilah pendengar yang baik, komunikasi tidak hanya untuk dimengerti, tetapi untuk mengerti.

4 . Implikasi Manajerial

Kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat mengacu ke beberapa aspek dan salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial

Dalam manajerial / manajemen implikasi terbagi menjadi 2 yaitu :

1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan

2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Secara garis besar, implikasi manajerial memiliki arti proses pengambilan keputusan partisipatif dalam organisasi manajerial yang baik. 

Implikasi manajerial Komunikasi

Komunikasi memiliki peran yang penting dalam system manajerial, seperti contoh nya untuk merumuskan beberapa hal, manajer harus melakukan komunikasi dengan bawahan bawahan nya agar memperoleh suatu keputusan yang paling baik.

C. Penutup

Sebagai makhluk sosial, tentunya komunikasi memang sangat penting bagi kita. Karena di dalam kehidupan, kita selalu saling membutuhkan satu sama lain. Dan dengan komunikasi kita bias saling memenuhi kebutuhan itu, tentunya begitu pula peran komunikasi dalam organisasi. Manajer / atasan pun juga butuh berkomunikasi dengan bawahannya untuk memperoleh informasi guna mengambil keputusan, begitu pula dengan bawahan juga butuh berkomunikasi dengan atasannya untuk mengetahui apa yang perlu mereka lakukan.

D. Daftar Pustaka

Hani Handoko, Dasar-dasar  Manajemen Produksi dan Operasi,

BPFE – Yogyakarta, 1984.

-------, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, Penerbit

Liberty, 1985.

William H.Newman, Administrative Action : The Techniques of Organization and Management, Prentice – Hall, Inc., New York,

1951.

William H.Newman, E. Kirby Warren & Jerome E.Schne, The Process of Management : Strategy, Action , Result, edisi kelima,

Prentice-Hall, Inc., New York, 1982.

William F.Glueck, Management, The Dryden Press, Hinsdale, Illinois,

1977.